Lediga jobb som Förvaltningsassistent i Västerås

Vi söker en förvaltningsadministratör till Samhällsbyggnadsbolaget i Norden! Hos SBB får du vara en del av ett bolag som verkar på stabila marknader med stark tillväxt – där hela 98 % av deras intäkter kommer från samhällsfastigheter. Du blir en viktig del av förvaltningen och får vara en nyckelspelare - från administration av hyresavtal, till fakturahantering och stöd till fastighetsförvaltare. Här är sammanhållningen stark, kunskapsdelningen självklar och utvecklingsmöjligheterna stora.
Låter det intressant? Sök redan idag – vi arbetar med löpande urval!

OM TJÄNSTEN
Som Förvaltningsadministratör kommer du att spela en central roll i den dagliga driften av vår fastighetsförvaltning, med fokus på både administrativa och ekonomiska uppgifter. Du kommer att vara en viktig länk mellan förvaltning, hyresgäster och leverantörer, och bidra till effektiva processer och hög servicekvalitet. Tjänsten är ett vikariat på 1,5 år, vilket ger dig en fantastisk möjlighet att utvecklas inom fastighetsförvaltning i en dynamisk och samhällsviktig verksamhet.

Vi erbjuder dig en roll i ett dynamiskt och stabilt fastighetsbolag med starka värden och fokus på samhällsnytta. Hos SBB får du möjlighet att utvecklas i en trygg och stabil arbetsmiljö. Här arbetar du nära seniora experter, med stort utrymme för kompetensutbyte, lärande och personlig utveckling.

ARBETSUPPGIFTER

Arbetsuppgifter

Rollen innefattar en bred palett av administrativa och ekonomiska uppgifter som är avgörande för en effektiv fastighetsförvaltning. Du kommer att hantera allt från fakturering och hyresavisering till hyresavtal och kommunikation med olika parter, samt ge stöd till fastighetsförvaltare.


* Sakgranska och kontera fakturor
* Hantera hyresavisering kvartalsvis (preliminär & definitiv)
* Uppföljning av avisering och vidarefakturering i InExchange
* Registrera och uppdatera uppgifter i fastighetssystem samt arkivera dokumentation
* Stödja fastighetsförvaltare med diverse ärenden och underlag
* Bevaka och hantera den gemensamma mailinkorgen för regionen


VI SÖKER DIG SOM
- Har erfarenhet från en administrativ roll
- Har erfarenhet av ekonomiska arbetsuppgifter
- Har erfarenhet av ekonomisystem och fastighetssystem
- Har erfarenhet av e-fakturering
- Har kunskap om inkassohantering
- Är avancerad användare av Microsoft Office paketet
- Talar och skriver obehindrat på svenska då det används i det dagliga arbetet

Det är meriterande om du har
- Kunskap i Unit 4 ERP och Unit 4 PM i webbaserad version
- Erfarenhet av InExchange (SVE-faktura, PEPPOL)
- Erfarenhet av Ropo

För att lyckas i rollen har du följande personliga egenskaper:
- Hjälpsam
- Ordningsam
- Ansvarstagande

I denna rekrytering vill vi att du bifogar ett personligt brev med din ansökan. Vi lägger stor vikt vid personlighet och ser brevet som ett sätt för dig att visa vem du är och varför du söker rollen.

Vår rekryteringsprocess

Denna rekryteringsprocess hanteras av Academic Work och vår kunds önskemål är att alla frågor rörande tjänsten skickas till Academic Work.

Vi tillämpar löpande urval och kommer plocka ner annonsen när tillräckligt många kandidater har nått slutskedet i rekryteringsprocessen. Vid ansökan efterfrågas ett CV. Personligt brev använder vi inte som urvalsmetod och behöver därför inte bifogas. Rekryteringsprocessen innehåller två urvalstest: ett personlighetstest och ett test i kognitiv förmåga. Testerna är ett verktyg för att kunna hitta den kandidat med högst potential för tjänsten samt främja jämlikhet, mångfald och en rättvis rekryteringsprocess.

INFORMATION OM FÖRETAGET
Samhällsbyggnadsbolaget i Norden (SBB) är en ledande aktör på stabila och växande fastighetsmarknader. Vårt fokus ligger på samhällsfastigheter och reglerade hyresrätter, vilket genererar långsiktiga och trygga intäkter. Vi bidrar till social infrastruktur i Norden och drar nytta av regionens starka demografiska tillväxt. Visa mindre

At ABB, we are dedicated to addressing global challenges. Our core values: care, courage, curiosity, and collaboration - combined with a focus on diversity, inclusion, and equal opportunities - are key drivers in our aim to empower everyone to create sustainable solutions.
That's our story. Make it your story.


Are you looking for an opportunity to grow within a global technology leader? We are seeking a proactive and driven Executive Assistant to support the Marketing & Sales Manager for ABB Robotics & Discrete Automation Nordics. This role offers a unique opportunity to gain insight into strategic decision making, marketing, and leadership - a great stepping stone for future career growth within ABB.


In addition to providing high level administrative support, you will have the opportunity to engage in marketing related tasks and develop your personal brand within the organization. This is an ideal role for someone who thrives in a fast paced environment, enjoys working with cross-functional teams, and wants to be part of shaping the future of automation


Your role and responsibilities
As an Executive Assistant, you will play a key role in ensuring smooth operations for the Marketing & Sales organization in the Nordics. You will support business processes, manage key administrative tasks, coordinate events and meetings, and act as a central point of contact within the team. Your ability to handle complex tasks, anticipate needs, and drive initiatives will be critical to success in this role.


This role will also allow you to contribute to marketing activities, such as supporting content creation, event coordination, and internal communications providing a platform to build your expertise in marketing and business management.


You will report directly to the Marketing & Sales Manager, ABB Robotics & Discrete Automation Nordics.


Key Responsibilities:
Provide high-level administrative support, managing schedules, travel arrangements, meeting coordination, and communications.
Act as a central point of contact for internal and external inquiries, assessing priorities and taking necessary actions.
Support the development of presentations, reports, and business materials for senior management.
Coordinate key business events, conferences, and internal meetings, ensuring seamless execution.
Assist in budget tracking, invoice approvals, and financial administration for the department.
Drive process improvements and efficiency initiatives within administration and business support.
Work closely with marketing and communications teams, supporting campaigns, social media, and brand-building initiatives.
Take the initiative in building your own personal brand within ABB, leveraging exposure to senior stakeholders and key projects.



Qualifications for the role
Previous experience in an executive assistant, business support, or administrative role within a corporate environment.
Strong skills in calendar management, event coordination, travel planning, and documentation. Excellent proficiency in Microsoft Office Suite (Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, SharePoint).
Experience in budget and expense management is a plus.
Interest in or experience with marketing, branding, or content creation is a plus.
A proactive and solution-oriented individual who thrives in a dynamic environment.
Organized and detail-oriented, with excellent multitasking skills.
A strong communicator, able to interact confidently with stakeholders at all levels.
You are passionate about technology, business, and marketing, with an interest in growing within these areas.
You enjoy taking ownership of projects and are eager to learn and develop within a global organization.



More about us
ABB Robotics & Discrete Automation Business area provides robotics, and machine and factory automation including products, software, solutions and services. Revenues are generated both from direct sales to end users as well as from indirect sales mainly through system integrators and machine builders. www.abb.com/robotics


Recruiting Manager Susanne Timsjö,+46 730 72 39 60, will answer your questions about the position. Union representatives: Sveriges Ingenjörer: Nicolin Ahlqvist, +46 720 77 41 90; Ledarna: Lenny Larsson, +46 706 32 85 47; Unionen: Roger L. Gustavsson, +46 730 30 30 36. Talent Partner: Anna Nordlund.


We value people from different backgrounds. Could this be your story? Apply today or visit www.abb.com to read more about us and learn about the impact of our solutions across the globe. #MyABBStory
Apply the latest by April 24, 2025.


Please note that, to be eligible for employment at ABB AB, you will need to pass our pre-employment screening steps. This includes a reference check, a health- and drug test and could also include a background check.
We kindly decline any direct contact with staffing and recruitment agencies as well as sellers of additional job advertisements. Visa mindre

Om oss
På Cleverex Bemanning arbetar vi med att rekrytera och hyra ut rätt medarbetare till rätt kund. Vårt största fokus ligger på våra kunder, konsulter och kandidater och vårt mål är att du som kandidat ska känna att du hamnat helt rätt!

Den här tjänsten innebär att du kommer att bli anställd av Cleverex Bemanning men du kommer att tillbringa dina arbetsdagar hos vår kund.

Om Kunden:

Berättelsen om Talli startade, inte helt oväntat, i ett garage. Tre personer stod i ett proppfullt garage i Finland och undrade hur de skulle få plats med alla grejer för sina nystartade företag och för sina hobbys. Fanns det verkligen ingen lösning på problemet? Och skulle man inte vilja ha en plats för detta som var så trevlig att man verkligen ville vara där och inte bara skyffla in sina saker?

I Finland har begreppet Talli, eller Talliosake som de heter där, blivit synonymt med Tallis flexibla och mångsidiga lokaler för småföretag och hobbys. Talli var pionjärer från början och är nu marknadsledare med ca 5.000 lokaler i drygt 150 byggnader på ca 35 orter.

I Sverige finns Talli än så länge med tre anläggningar i Västerås och två i Örebro. Under 2022 och 2023 kommer de att öppna att stort antal nya anläggningar inom Storstockholm och Mälardalen.

Den Sweden AB är del av DEN Group -koncernen. Talli är Den Sweden ABs varumärke.




Om tjänsten
Som förvaltningsassistent/adminstratör på Talli är du den hyresgästerna kommer i kontakt med i olika ärenden genom telefon, e-post eller postärenden. Mer specifikt innebär det att du kommer att säkerställa god kundservice. Rollen är dynamisk och bjuder på variationsrika arbetsdagar där även samarbete med andra avdelningar förekommer.


Arbetstiderna är kontorstider och man utgår från kontoret i Västerås.

Du kommer inledningsvis att vara anställd via Cleverex Bemanning som konsult. Anställningen är en visstidsanställning och uppdraget är på 12 månader. Om alla parter är nöjda med samarbetet är ambitionen att den ska övergå till en långsiktig anställning hos företaget.



Arbetsuppgifter
I jobbet ingår till exempel att:

• upprätthålla kundservice via telefon och ta hand om besökare
• upprätta information till hyresgäster
• nyckelhantering
• hantering av serviceanmälningar.
• Bevakning av hyresfordringar
• Ta fram faktureringsunderlag.
• administrera beställningar
• På sikt kan man bli involverad i visning av lokaler och skrivning av hyresavtal.


Din profil
Till rollen som Förvaltningsassistent söker vi framförallt dig som är en noggrann och strukturerad person som motiveras av att ha diversifierade arbetsuppgifter och att få lära dig nya saker. För att komma in i rollen så snabbt som möjligt är det ett stort plus om du har erfarenhet av service och administration. Utöver det är det en stor fördel om du har arbetat med liknande uppgifter tidigare och har viss branscherfarenhet.

Vi önskar att du:
• har god data- och systemvana
• talar och skriver obehindrat på svenska och engelska
• erfarenhet av att hantera kunder via telefon


Dessutom är det meriterande om du:
• har arbetat med liknande uppgifter tidigare
• har viss branscherfarenhet
• har B-körkort



Övrigt
Den här tjänsten innebär att du kommer att bli anställd av Cleverex Bemanning men tillbringa dina arbetsdagar hos vår kund. Vi arbetar med löpande urval och kommer att tillsätta tjänsten så fort vi hittat rätt kandidat, ansök därför så snart som möjligt.

Vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre

At ABB, we are dedicated to addressing global challenges. Our core values: care, courage, curiosity, and collaboration - combined with a focus on diversity, inclusion, and equal opportunities - are key drivers in our aim to empower everyone to create sustainable solutions.
That's our story. Make it your story.
Your role and responsibilities
We are looking for a highly organized and proactive Executive Assistant to support our Global Business Line Manager. You will be joining a fantastic team, passionate about sustainability, innovation and teamwork. In this role, you will provide top-notch support and ensure the smooth operation of the office. Your responsibilities will include internal communication, arranging travel, coordinating meetings, and preparing important documents. If you are service-oriented, structured, proactive, collaborative, curious, and courageous, we would love to have you on our team. You'll have the opportunity to meet and work with people from all over the world, driving initiatives forward with enthusiasm and ownership.
Key Responsibilities:
Provide comprehensive administrative support, travel arrangements, and meeting coordination.
Communicate effectively with internal and external stakeholders, ensuring clear and professional correspondence in both Swedish and English.
Implements ABB processes and initiates continuous improvement of administrative processes and procedures to maximize efficiency and effectiveness.
Coordinate and facilitate meetings, ensuring all necessary materials are prepared and follow-up actions are tracked.
Drive projects and initiatives forward.
Welcome and assist our guests, ensuring they have a positive experience with our company.
Uphold and promote our core values of care, courage, collaboration, and curiosity in all interactions and tasks.

Qualifications for the role
Proven experience as an Executive Assistant or similar role.
Excellent verbal and written communication skills in both Swedish and English.
Strong organizational skills with a keen attention to details.
Ability to manage multiple tasks and projects simultaneously, with a proactive approach to problem-solving.
High level of professionalism and discretion in handling confidential information.
Strong interpersonal skills, with the ability to build and maintaining strong professional relation-ships with people from diverse backgrounds and cultures.
Proficiency in MS Office and other relevant software tools

More about us
ABB Large Motors and Generators´ division is a global leader in technology that powers all industries towards an enegry efficient, productive future. For 140 years we have been trusted by industry leaders worldwide to develop solutions that solve their engineering challenges. Our factory in Vasteras, Sweden designs, manufactures and delivers large synchronous motors, generators and condensors, from standard to highly specialized designs. Our global footprint within ABB ensures delivery of dependable and robust solutions to diverse industries worldwide, even in the most challenging environments. Visit new abb.com/motors-generators
Recruiting Manager David Bjerhag, +46 703 88 65 00, will answer your questions about the position. Union representatives - Sveriges Ingenjörer: Håkan Sjöberg, +46 703 96 00 02; Ledarna: Mats Wahlund, +46 767 69 80 80; Unionen: Katja Saari, +46 730 77 05 02. All other questions can be directed to Talent Partner Linda Lundstedt, +46 722 05 65 54.
We kindly decline direct contact with staffing and recruitment agencies as well as sellers of additional job advertisements.
We look forward to receiving your application (documents submitted in PDF are appreciated). Welcome to apply the latest by October 13.
Please note that to be eligible for employment at ABB Sweden, you will need to pass our pre-employment screening steps. This includes a reference check, a drug test and could also include an extended background check.
We value people from different backgrounds. Could this be your story? Apply today or visit www.abb.com to read more about us and learn about the impact of our solutions across the globe. #MyABBStory Visa mindre

Vi är Balder!
Vi vill ju påstå att vi inte är som alla andra fastighetsbolag. Att vi vågar utmana branschens gamla sanningar. Att man visst kan ha en bredd av bostäder, kommersiellt och hotell och såväl bygga nytt som att utveckla det vi redan har. Kanske känner du redan till Steam Hotel, Kokpunkten och Kajstaden? Kanske har du även hört om förvärvet av Masmästaren?
Vi tror på att ha viktig kompetens internt och fortsätter att växa! Till vårt team i Västerås söker vi nu en förvaltningsassistent som kommer att fokusera på uthyrning av våra lägenheter, besiktningar och nöjda kunder.
Vad handlar då fastighetsförvaltning om egentligen? Jo, på det stora hela två saker. Människor och hus. I den ordningen. Därför letar vi efter kollegor som är genuint intresserade av fastighetsbranschen och som gillar att bygga relationer samt ta hand om och utveckla våra hus.
Generellt handlar arbetsdagen om att aktivt assistera förvaltaren och affärsområdeschefen i deras arbete. Detta innebär exempelvis besiktning och uthyrning av lägenheter, hantering av fakturor, reskontra och inkasso (samt annan administration). Vi söker därför en person som besitter struktur och som sätter stolthet i det då vi värdesätter ordning och reda.
I rollen har du möjlighet att påverka vårt arbete och förbättra våra hyresgästers hem och erbjuda kunderna livskvalitet. Det är ett ansvarsfullt och väldigt roligt uppdrag!
Varje affär räknas
Som kollega hos oss förväntas du gilla att göra affärer. För oss handlar det om att känna ett ansvar för hur det går för Balder och våra hyresgäster. Du agerar inte egennyttigt, utan för verksamhetens bästa. En viktig grund i detta är att förstå sig på affären, sälj och ekonomi, vara kreativ och se affärsmöjligheter, och även att ha ett professionellt bemötande.
Du behöver gilla människor då en stor del av jobbet handlar om kommunikation och relationsbyggande med hyresgäster, entreprenörer och teamet. Har du dessutom koll på hur en byggnad är uppbyggd och fungerar så prickar du nästan hela checklistan????
Balder är ett expansivt bolag med ljusa framtidsutsikter, vilket möjliggör chanser för dig att utvecklas i din roll som förvaltningsassistent. Kanske vill du så småningom ta chansen och bli förvaltare? Vi befinner oss just nu även på en spännande resa för att bli ännu mer data-drivna i alla våra beslut och det är därför ingen nackdel om du även har ett intresse för data och analys.
På intervjun önskar vi träffa en person som med härlig energi jobbar med kunden i fokus.
Ansökan
Hoppas att du är intresserad av att diskutera detta vidare med oss! Vill du göra det på en gång? Absolut, slå en signal till rekryterande chef Mattias Holmberg på 021 109891 alternativt [email protected] (semester v.25, samt v.27-28) och vid frågor om rekryteringsprocessen, vänligen kontakta HR Partner Camilla Persson på 026 545579 alternativt [email protected] (semester v.27-30).
Efter att ansökan har kommit in så får du ett mail med en länk med tillgång till våra rekryteringstester. Tjänsten är en tillsvidareanställning med inledande provanställning.
Hjärtligt välkommen att bli en del av oss och välkommen till en bransch som är full av möjligheter.
Mot oändligheten och Nollvakans! ????????? Visa mindre

Som förvaltningsassistent är Dina huvudsakliga arbetsuppgifter arbete med uthyrning, visning av lägenheter, lokaler, kontraktsskrivning, nyckelhantering, allmänna kontorsgörmål och telefonväxel.

Vi söker nu ytterligare en förvaltningsassistent till vårt team, som vill arbeta med uthyrning.

Du är intresserad av att se helheten och har lätt att ta människor. Du har marknadsinriktad utbildning och god datakunskap.

Som person är Du social, trygg och serviceinriktad och trivs i kontakten med andra människor.
Du är noggrann, strukturerad och flexibel som person samtidigt som Du är en god ambassadör för företaget.

På VS-Hus är Du en del av ett mindre team, där alla stöttar och hjälper varandra och där varje persons arbete verkligen gör skillnad och bidrar till företagets utveckling. Du får möjlighet att vara delaktig i ett företag med tillväxtmål och stark framtidstro.

VS-Hus AB förvärvar, renoverar och förvaltar gamla och nya hus.
Vi är ett privatägt bolag som idag förvaltar 1 300 lägenheter och lokaler, ca 95 000 kvm huvudsakligen belägna i Västerås. Fagersta, Norberg och Skinnskatteberg. Visa mindre